Que faire pour bien réussir une réunion de travail ?

On vous demande pour la première fois d’organiser une réunion de travail. Il est normal que vous appréhendiez un peu ce moment car vous devez tout faire pour que vos collègues s’intéressent à ce que vous dites. Voici quelques conseils qui vous aideront sûrement à bien diriger la réunion.

Diriger une réunion requiert une bonne préparation. Pour commencer, il faut se fixer sur le type de réunion que vous allez diriger. Cela peut être une séance d’information sur un nouveau produit ou service ou une séance pour recueillir les avis des participants. Afin de mener à bien votre réunion, il faut déjà penser aux éventuelles questions auxquelles vous devrez répondre. Pour capter l’attention de ceux qui sont présents dans la salle de réunion, construisez votre présentation orale avec une introduction brève mais concise, un contenu précis et une conclusion qui résume bien les propos échangés.

On considère souvent à tort qu’on s’amuse et qu’on se repose lors des réunions et des congrès. Pour que la réunion que vous organisez ne devienne ainsi, fixez la durée de la réunion. Afin d’attirer l’attention de tous les participants, il faut vous placer bien au milieu de la salle. Vous devez aussi adopter les bons gestes et postures, les bras croisés par exemple ne sont pas dignes d’un bon animateur de réunion. Bien que les membres de l’assistance ne se manifestent par oralement, vous pouvez toujours déceler à travers leurs attitudes si ils sont intéressés ou non par ce que vous dites. En parlant justement de questions, il faut les cadrer de manière à ce qu’elles ne sortent pas du thème de la réunion.

On retrouve dans un bon animateur la qualité d’un excellent communicant et l’aptitude d’un bon manager. C’est à lui donc que revient le choix de la bonne méthode de travail et du support de communication adéquat. Si on réunit plusieurs niveaux hiérarchiques, l’animateur doit faire en sorte qu’il n’y ait aucun conflit d’intérêt et que chacun puisse s’exprimer librement. Au cours de la réunion, l’organisateur doit fréquemment faire une synthèse et une reformulation de ce qui a été dit. Pour assurer la réussite d’une réunion, il faut toujours respecter le thème et la durée fixée initialement.

Cet article a été publié par julien_dupuy. 214 lectures