Durée légale de conservation des documents d’entreprise

L’archivage d’entreprise – Introduction

La durée légale d’archivage des documents d’entreprise varie selon les pièces justificatives. Cette période obligatoire vise à protéger les sociétés en cas de litige ultérieur. Seront évoqués dans cet article les dossiers comptables, fiscaux, juridiques et sociaux notamment pour les entreprises souhaitant gérer elles-mêmes la conservation de leurs documents sans faire appel à une société d’archivage.

 

Documents commerciaux, fiscaux et comptables

Le document commercial peut prendre différentes formes. Les contrats et correspondances avec les clients et fournisseurs doivent impérativement être conservés pour une durée (minimale) de 5 ans. La durée est même de 10 ans pour les contrats électroniques d’un montant supérieur ou égal à 120€. En ce qui concerne les documents fiscaux, les impôts locaux doivent pouvoir être présentés durant 1 an,  les BIC, BNC et BA en régime réel pendant 2 ans, les impôts sur le revenu et sur les sociétés ainsi que la TVA durant 3 années. Les dossiers comptables doivent faire l’objet d’une conservation plus longue (10 ans) : sont concernés les factures (émises ou reçues), les bons de commande ou de livraison et les livres et registres comptables.

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Documents  sociaux et juridiques

L’intégralité des dossiers du personnel doit faire l’objet d’une conservation minutieuse. Il est recommandé de conserver 3 ans tout ce qui a trait aux charges sociales et taxes sur les salaires. La durée est de 5 ans pour les bulletins de paie et le registre unique du personnel, de 10 ans pour les documents liés aux accidents du travail. Les contrats de travail et lettres de licenciements doivent quant à eux être conservés sans limitation de durée. Les pièces juridiques doivent également pouvoir être présentées sur une certaine durée : 3 ans pour les feuilles de présence, 5 ans pour les statuts de la société et les procès-verbaux et 10 ans pour les comptes annuels.